Sabe quando você chega no trabalho e tem uma pilha enorme de papéis na sua mesa, e antes de começar o trabalho você precisar parar para dar uma arrumadinha naquilo tudo? Ou quando você vai receber uma visita na sua casa e aí, na pressa, abre os armários e joga tudo lá dentro?
A sensação de ver tudo arrumado pode até ser boa, mas, sinto lhe informar, arrumado e organizado não são sinônimos.
Seus objetivos podem ser bem diferentes e, a menos que você faça a escolha certa, pode acabar perdendo muito tempo com retrabalho. No artigo de hoje, vamos discutir as principais diferenças entre esses dois conceitos, além de te dar algumas dicas preciosas sobre como manter a organização em sua casa ou escritório. Está preparado? Então vamos nessa!
O que é Arrumação?
A verdade é que muitas vezes, quando dizemos que vamos organizar alguma coisa, o que fazemos é apenas arrumar. Arrumar diz respeito a acomodar as coisas, ajeitar para fazer caber, encaixar. É o famoso “dar uma ajeitada” nas coisas, que até pode deixar tudo limpinho e esteticamente agradável, mas não dura.
Isso porque o simples ato de tirar da vista é como varrer a sujeira para baixo do tapete: você pode não estar vendo, mas ela continua lá. O alívio é apenas momentâneo, porque logo as coisas começam a se acumular de novo e todo o trabalho é desfeito.
Algumas pessoas passam a vida toda arrumando, sem nem saber como se organizar!
Mas então vamos lá: se arrumar não é a solução, o que eu faço com tudo o que tenho que guardar?
Arrumar pode sim ser o primeiro passo para tirar o excesso de coisas da frente, mas nunca é a solução. Seja em casa, na bolsa ou no escritório, o segredo é: organizar! Uma vez só e de uma vez por todas.
Por que eu devo Organizar?
Organizar é, em essência, pensar. O que estamos fazendo é encontrar uma lógica que funcione para cada pessoa e ambiente. Quem se dispõe a organizar está em busca de soluções práticas e definitivas, que possam ser replicadas com facilidade. Assim, podemos dizer que organizar é ser capaz de reconhecer um problema e de solucioná-lo.
A organização é um evento único e, justamente por isso, requer um investimento de tempo. Fique tranquilo, porque eu garanto que você será recompensado com agilidade, produtividade, menos estresse e não perderá mais tempo com retrabalho.
Se você conseguir transformar a organização em hábito, cada pequena tarefa conta para mudar sua vida e o ambiente à sua volta. Com uma rotina mais produtiva, seu dia rende mais e você consegue ver os efeitos da organização no seu dia a dia.
A importância das Categorias
Já que organizar tem a ver com pensar, categorizar é parte fundamental do processo. Você precisa analisar a utilidade prática e as características de cada item, e então definir um grupo ou categoria para ele. Cada agrupamento ou tipo de item deve ter sua “casa”, de forma que, após o uso, você sempre saberá para onde aquilo deve voltar.
Encontrando um lugar para cada coisa, você sempre sabe onde está tudo o que precisa. Por esse motivo, toda organização deve ser personalizada de acordo com os itens, espaço e necessidades da pessoa que irá se beneficiar dela.
Um ponto importante é não deixar de envolver a pessoa que usará o ambiente no processo de organização, já que, posteriormente, ela será a responsável por respeitar as categorias e manter cada coisa em seu lugar. Lembrando que isso se aplica tanto em casa quanto em espaços de trabalho, como um escritório ou salas de reunião, por exemplo.
Então, só para ficar bem claro e garantir que você nunca mais vai esquecer, acompanha esse resumo com as principais características de cada modelo:
8 dicas para se Organizar
Agora, vamos pular para a prática com algumas dicas que vão te ajudar a começar a se organizar hoje:
- Desapegue: o primeiro passo para a organização de um cômodo é o desapego; confira cada item e se desfaça de tudo aquilo que já não tem mais utilidade. Crie uma pilha para doações e uma pilha com os itens que devem ser descartados no lixo ou reciclados. Antes de descartar documentos, lembre-se de conferir com os devidos órgãos responsáveis qual o período de vigência e validade para cada tipo de documento;
- Digitalize documentos: para evitar o acúmulo desnecessário de papel, digitalize documentos que deseja ou precisa arquivar e evite impressões desnecessárias (a natureza agradece);
- Foco na funcionalidade: a funcionalidade deve vir antes da estética. Coisas muito elaboradas podem ficar difíceis de manter a longo prazo e, portanto, não colaboram de verdade com a otimização do seu tempo;
- Crie categorias: as categorias são como “famílias”, você pode agrupar itens por função ou tamanho. Tenha clareza de sua lógica e escolhas, assim será mais fácil classificar cada novo item que chegar e não haverá confusão na hora de guardar um objeto após seu uso. Também é possível criar subcategorias que otimizem o espaço ou ordem de uso das coisas. Tudo depende de suas necessidades e prioridades.
- Defina o local de cada coisa: depois de criar as categorias, defina o local para cada uma delas, assim, você sempre saberá para onde o item deve retornar após o uso;
- Otimize seus espaços: mantenha sempre a limpeza em dia: use e abuse de caixas organizadoras que te ajudem a aproveitar melhor o espaço, além de garantir que cada categoria tenha sua “casa” bem definida. Faça rótulos e etiquetas que ajudem a ter uma rápida visualização de cada espaço;
- Organize aos poucos: um cômodo, ou até mesmo uma só pasta por vez. É mais importante se demorar em criar categorias definitivas e funcionais do que querer dar conta de fazer tudo em um dia só e terminar exausto, correndo o risco de relaxar ou desistir no meio do caminho;
- Crie rotinas: Depois de organizar, você verá como será capaz de poupar tempo. Para se beneficiar ainda mais, crie rotinas bem definidas que lhe ajudem a gerir seu tempo e ser mais produtivo. Use e abuse de listas para não esquecer nenhuma tarefa.
E a dica bônus é: depois de organizar, pode arrumar! É isso mesmo, a arrumação não é nenhuma vilã. Afinal, a vida é corrida e nós acabamos tirando as coisas do lugar mesmo. Não tem problema pegar um item para usar e não recolher na mesma hora, porque uma vez que você estabeleceu uma ordem lógica, a organização passa a trabalhar para você.
A arrumação feita depois da organização é sempre muito mais rápida, pois você já tem todos seus sistemas bem definidos e ela funciona como uma manutenção de seus espaços e categorias.
Se você se interessa por esse assunto, recomendamos acompanhar as dicas da Priscila Saboia, Fundadora da maior escola de formação de Personal Organizers profissionais da América Latina.
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